Publié le 8 avril 2020
Ordonnance : modification du processus d’arrêté et d’approbation des comptes
Publiées au JORF n°0074 du 26 mars 2020, les ordonnances n° 2020-318 et n°2020-318 du 25 mars 2020 adaptent les règles s’appliquant aux réunions et délibérations des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé au contexte de l’épidémie de Covid-19.
Ces 12 articles clarifient la situation en matière de :
- typologie de sociétés concernées,
- nature d’assemblée générale,
- report possible,
- mode d’information et convocation des associés / actionnaires,
- participation et délibération des assemblées (visio-conférence, vote par correspondance….).
L’ordonnance précise qu’elle est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues « à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 ».
À LA UNE
- Sociétés civiles et commerciales
- Groupements d’intérêt économique
- Coopératives
- Mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles
- Sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle
- Instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale
- Caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel
- Fonds
- Associations
- Fondations
- Sociétés en participation
- Organes collégiaux d’administration, de surveillance, de direction
- Assemblées générales ordinaires et/ou extraordinaires
- Et ce y compris pour l’arrêté et l’approbation des comptes
Les délibérations à huis clos par conférence téléphonique ou audiovisuelle sont désormais possibles même si les statuts ou le règlement intérieur s’y opposent.
Conditions techniques
Toute réunion qui ne permettrait de respecter les règles sanitaires doit faire l’objet d’adaptation sur la forme (télécommunications).
Les conditions mentionnées à la date de la convocation restent valables même en cas de levée de la mesure de confinement entre la date de convocation et la date de la réunion.
Il est possible pour tout organe de délibérer à huis clos même en cas de convocation avant l’entrée en vigueur de l’ordonnance sous réserve de respecter les autres conditions prévues par l’ordonnance.
Moyens adéquats permettant :
- Identification des membres
- Transmission au moins de la voix des participants
- Retransmission continue et simultanée des débats
Conditions d’information des participants :
CONTENU DE L’INFORMATION
Tous les participants doivent disposer des éléments suivants, transmis par tous moyens :
- L’information que l’assemblée se tient à huis clos
- La date et heure de l’assemblée
- La description claire et précise des conditions dans lesquels pourront être exercés l’ensemble des droits (en particulier le droit de voter)
- La façon d’y accéder (en cas de conférence téléphonique ou audiovisuelle)
MOYENS D’ENVOI DE L’INFORMATION
Le courrier électronique peut être un moyen de communication des informations ci-dessus.
Si l’entité n’a pas connaissance de l’adresse électronique des destinataires, elle doit réaliser l’envoi des informations et documents par courrier dans les conditions habituelles. Toutefois, la société ne « saurait dans ce cas être tenue responsable si l’envoi ne parvient pas à son destinataire pour des raisons qui lui sont extérieures ».
Si les formalités de convocation ont déjà été faites, elles n’ont pas à être renouvelées mais les membres doivent être informés de cette modification, par tous moyens, 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.
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